واصلت الوزارة خلال سنة 2016 استكمال برنامجها المتعلق بتنظيم الأرشيف وتقييمه واستخدامه بشكل ناجع بالاعتماد على الوسائل والأدوات التكنولوجية من أجل التحكم في تدفق المعلومات والوثائق الذي يزداد حجمه بشكل متسارع.
وتجلى هذا البرنامج في تنفيذ العمليات التالية:
استقبال ومعالجة الأرشيف
بعد انتهاء عملية إعادة تهيئ المستودعات المخصصة لحفظ أرشيف العمر الثالث حتى يكون جاهزا ومطابقا للمعايير المعمول بها دوليا، شرعت مصلحة الأرشيف منذ مطلع سنة 2016 في استقبال كميات كبيرة من الربائد، سواء منها المعالجة أو غير المعالجة، المحالة عليها من مختلف الوحدات الإدارية الراغبة في الاستفادة من حفظ وإعادة معالجة وتصنيف أرشيفها من العمر الثالث.
استقبال الأرشيف المعالج
التدبير الإلكتروني للأرشيف
اعتمدت الوزارة تطبيق maarch_entreprise وهو تطبيق مفتوح المصدر للأرشفة والتدبير الإلكتروني للوثائق، يسمح بدمج جميع البيانات المتعلقة بالعلب الكرتونية، وتحديد موضعها بالمستودع العام لأرشيف الوزارة.
وقد عملت مصلحة الأرشيف على تحيين المعلومات المرتبطة بهذا التطبيق بشكل متواصل بناء على التحويلات و الإلغاءات التي يعرفها أرشيف الوزارة خلال السنة الجارية، ليسهل الوصول إلى موقعها كلما دعت الضرورة إلى ذلك.
الجدول الزمني للحفظ
كما تم توزيع «الجدول الزمني للحفظ» على جميع الوحدات الإدارية المركزية، تبعا للمقتضيات المعمول بها في هذا المجال.
ويتضمن هذا الجدول معلومات شاملة ومفصلة حول مصدر الوثيقة وطبيعتها والمدة الزمنية اللازمة لحفظها، ويحدد آجال حفظها بالأرشيف العادي والأرشيف الوسيط ومآلها النهائي، ويساهم في تكوين رؤية شاملة حول الحالة التي يوجد عليها الأرشيف داخل الوحدات الإدارية.
التدابير المواكبة
تيسيرا لعملية تنظيم الأرشيف، قامت مصلحة الأرشيف بما يلي:
- تسليم العلب المخصصة للأرشيف بناء على طلب الوحدات الإدارية الراغبة في تنظيم أرشيفها الجاري، وتقديم مختلف المعلومات والمساعدات الممكنة في هذا الصدد؛
- تكوين لفائدة مجموعة من الموظفين في موضوع التدبير الجيد للأرشيف مع تعيين موظف عن كل قسم يكلف بأرشيف هذه الوحدة الإدارية؛
- مراقبة وتتبع عمليات نقل الربائد إلى المستودع العام لأرشيف الوزارة؛
- تسهيل عملية إطلاع مختلف الوحدات الإدارية على أرشيفها من العمر الثالث والنهائي الموجود بالمستودع العام للوزارة؛
- اتباع مسطرة الاسترجاع والاحتفاظ في حالة استرداد الربائد من العمر الثالث لدواع إدارية.