تسعى الوزارة إلى تكوين رصيد وثائقي للأصول الوقفية عن طريق تجميعها وتصنيفها وحفظها ورقمنتها بغية تيسير الاطلاع عليها، نظرا لما تكتسيه الوثائق الوقفية من أهمية بالغة، وتعتبر المرجع الأساسي للإثبات في مواجهة من يدعي ملكية العقارات الوقفية أو يترامى عليها بدون سند قانوني.
ميزانية التسيير في مجال التوثيق
رصدت الوزارة غلافا ماليا قدره 200.000,00 درهم برسم السنة المالية 2020، لتغطية مصاريف معالجة الوثائق الوقفية.
جرد الوثائق الحبسية
قامت الوزارة باستكمال عملية جرد الوثائق الحبسية بتنسيق مع مختلف نظارات الأوقاف، حيث استطاعت جرد 22623 وثيقة في 30 نظارة.
معالجة ورقمنة الوثائق الحبسية
موازاة مع عملية جرد الوثائق الوقفية، تعاقدت الوزارة مع شركة مختصة في معالجة الوثائق التاريخية من أجل القيام بعملية المعالجة المادية ورقمنة الوثائق الوقفية بنظارة فاس كمرحلة أولية، في أفق تعميمها على باقي النظارات، وذلك وفق المراحل التالية:
- المعالجة المادية
- تنظيف 1000 سجل حبسي من الأتربة والعوالق وتعقيمها بطريقة سحب الأكسجين؛
- صنع 500 علبة كرتونية ناقصة الحموضة لحفظ الوثائق الحبسية وفق المعايير الجاري بها العمل؛
- تسفير400 سجل حبسي.
- رقمنة الوثائق
ترتيب وتصنيف الوثائق الوقفية
- فرز الوثائق التي لا تتعلق بإثبات حبسية الأملاك الوقفية أو تدبيرها وتصنيف وفهرسة الوثائق الوقفية حسب نظام للتصنيف؛
- إعداد قاعدة البيانات لكل صنف من الوثائق الحبسية تشمل العناصر التالية: الرمز التصنيفي، نوع الوثيقة، مضمونها، السنة، الحالة المادية، الملاحظات.
كما تم فرز 443 عقد كراء و 79 دعوى قضائية وحفظها في علب خاصة في أفق تسليمها إلى المصالح المعنية. بالاضافة إلى فرز 236 رسما عدليا لا يتعلق بتدبير الأملاك الوقفية.